企业想要自主报关、自行办理进出口通关业务，必须办理海关报关单位备案；报关单位分为进出口货物收发货人和报关企业两类，长沙绝大多数外贸工厂、贸易公司办理的是进出口货物收发货人备案，这个备案长期有效，线上在单一窗口即可申报，不需要到现场递交纸质资料；很多外贸新手混淆报关备案和对外贸易经营者备案，二者是两套独立手续，外汇名录、电子口岸、出口退税备案同样需要配套办理。
两类报关单位备案，适用场景完全不同进出口货物收发货人，是最常见的备案类型，也就是有进出口业务的贸易公司、生产工厂，企业自己进口原材料、出口成品，自主向海关申报报关，也可以委托报关行代为申报，长沙绝大多数外贸企业都是这一类。备案之后，企业在全国关区通用，不限于长沙海关，在全国任意口岸都可以办理进出口报关业务。第二类是报关企业，也就是专门帮别的企业代理报关的报关行、报关公司，属于中介服务机构，准入要求更高，除了报关单位备案，还要满足报关业务内控、场地、人员管理要求，报关企业的分支机构也需要单独备案，不能直接沿用总公司备案信息。
很多长沙企业一开始不打算自己报关，全部委托报关行代办，是不是就不用备案？这里要区分：如果是以本企业名义进出口货物，哪怕全程交给报关行代理，企业自身也必须完成进出口货物收发货人备案；只有单纯帮别人代理报关的报关行，才需要办理报关企业备案。没有备案的企业，货物到港之后，海关系统无法录入企业信息，无法申报通关，货物会滞留港口，产生滞港费、仓储费。
办理渠道、材料、办理时效现在报关单位备案全程线上化，主要两个渠道：第一种是新办营业执照的时候，选择多证合一，在市场监管局注册环节直接勾选进出口货物收发货人备案，同步完成信息推送；第二种是已经办好营业执照的存量企业，登录中国国际贸易单一窗口，进入企业资质模块，填报《报关单位备案信息表》，加盖电子签章上传，不需要跑长沙海关窗口提交纸质材料。海关审核时限一般 3 个工作日以内，审核通过之后，企业信息在海关企业信用公示平台公示，备案长期有效，没有固定有效期，只有临时备案有效期 1 年，适合一次性临时进出口业务。
备案基础材料核心就是营业执照、法人信息、企业联系人信息，不需要额外验资、场地核查。但是备案完成不等于可以直接做外贸，外贸企业一整套配套资质要同步配齐：对外贸易经营者备案（商务局）、外汇收支名录登记（外汇管理局）、电子口岸入网（办理法人卡、操作员卡）、出口退（免）税备案（税务局）。这一套资质经常被新手漏掉，海关注册好了，但是无法收外汇、无法申请出口退税。
备案信息变更、注销、信用管理企业备案信息发生变动，比如公司名称、统一社会信用代码、法人、地址、联系人变更，要在单一窗口及时提交变更备案；企业注销、不再开展进出口业务，线上提交注销备案。海关对企业实施信用分级管理，分为高级认证企业、一般认证企业、一般信用企业、失信企业，高级认证企业可以享受通关便利、优先查验、降低查验率；失信企业会被严格监管，提高查验比例，限制通关便利。企业报关差错、申报不实、违规走私，都会影响海关信用等级，信用等级直接决定后续通关成本和效率。
报关人员备案是可选事项，企业可以添加本单位报关员信息，也可以不单独备案，直接委托报关行操作。企业可以自主在单一窗口、互联网 + 海关平台自行打印备案回执，回执就是报关资质凭证，不需要海关发放纸质证书。
高频误区梳理误区一，委托报关行报关，自己公司就不用做海关注册备案。错，只要以本企业名义进出口，收发货人必须备案。
误区二，报关单位备案每年到期年审，到期要重新办。错，常规备案长期有效，不需要年审，及时变更信息即可。
误区三，海关注册备案 = 对外贸易经营者备案。错，商务的对外贸易备案和海关报关备案是两个独立手续。
误区四，备案只能在长沙关区报关，外地口岸不能用。错，进出口收发货人备案全国通用。
误区五，个体户不能办理报关单位备案。错，个体工商户符合条件也可以办理进出口货物收发货人备案。
【写在最后】依据《中华人民共和国海关法》以及《中华人民共和国海关报关单位备案管理规定》，进出口货物收发货人、报关企业办理报关手续，应当依法向海关备案，备案信息真实准确，发生变更及时向海关申报，海关对报关单位实施信用分类监管。长沙外贸企业、生产型出口企业，应当区分收发货人备案和报关企业备案，根据自身业务模式选择备案类型，线上通过单一窗口提交申请，同步配套办理对外贸易经营者备案、外汇名录、电子口岸、出口退税备案，规范报关申报，维护海关信用等级，避免因未备案导致货物通关受阻。
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